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個人情報の取り扱い

目的

第1条 この規程は、情報化社会の進展に伴って、人権尊重の立場から個人情報の保護が重要であることにかんがみ、帝京科学大学(以下「大学」という。)において、収集、利用、管理及び保存される個人情報を適正に取扱い、もって大学における個人の権利や利益及びプライバシーの保護に資することを目的とする。
2 個人情報の保護に関し、この規程に定めのない事項については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)の定めるところによる。

用語の定義

第2条 この規程における用語の定義を次のとおり定める。

  • (1) 個人情報
    イ 現在及び過去の大学の教職員、学生並びに大学にかかわるその他の者(以下「教職員、学生等」という)について、大学が職務上取得又は作成した個人に関する情報であって、特定の個人が識別される、又は識別され得るものをいう。
  • (2)コンピュータ処理
    イ 電子計算機を使用して行われる個人情報のすべてに関する入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。
  • (3)記録文書
    イ 大学において保有している個人情報を記録した文書、図面、写真、フィルム、磁気テープ、磁気ディスク等をいう。
  • (4)情報主体
    イ 個人情報から識別される、又は識別され得る個人をいう。
  • (5)個人情報データベース等
    イ 保有個人情報を含む情報の集合物であって、コンピュータによって検索処理できるように体系的に構成したもの(手作業で検索処理できるようにしたものを含む)をいう。

大学の責務

第3条 大学は、個人情報保護の重要性を十分に認識し、個人情報の取扱いに伴う個人の権利や利益の侵害の防止に関し、必要な措置を講じるよう努めなければならない。

個人情報総括管理責任者及び個人情報保護管理者

第4条 大学は、本規程の目的を達成するため、次に掲げる個人情報保護管理責任者を置く。
(1) 個人情報総括管理責任者(以下「総括管理責任者」という。)
(2) 個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)
2 総括管理責任者は、事務担当の学長補佐をもって充て、個人情報保護のための業務について、総括的責任を有する。
3 管理者は、学科長、専攻主任、研究センター長、センター長、事務部門課長、その他大学が指名する者をもって充て、その所管する業務の範囲内における個人情報の収集、利用、提供及び管理並びに情報主体からの開示、訂正の請求に関し、この規程の定めに従い、適正に処理する責任を有する。

個人情報相談窓口

第5条 大学は、個人情報の収集、提供、開示、訂正、不服申立、利用停止、廃棄等の取扱いに関する相談窓口を教務課に置く。

取扱いの制限

第6条 管理者は次の各号に掲げる個人情報を取扱ってはならない。ただし、法令の規定に基づくとき、又は後述する個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)が指導・教育上正当な事由があると認めたものについてはこの限りではない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 人種、民族及び特別な社会的差別の原因となる事項
(3) その他委員会が特に定めた事項

管理する個人情報の登録、届出

第7条 管理者は、所管業務において個人情報を収集し、個人情報データベース等を作成したときは、次の各号に定める事項を記載した個人情報事務登録簿を備えなければならない。
(1) 個人情報取扱所管部門の名称
(2) 個人情報収集年月日
(3) 個人情報収集の目的
(4) 個人情報の記録項目及び記録範囲
(5) 個人情報の収集先及び収集方法
(6) コンピュータ等機械による処理の有無
2 管理者は、前項の登録事項については、総括管理責任者に届け出なければならない。登録した事項を変更又は廃止した場合も同様とする。

登録簿作成等の例外

第8条 前7条の規程にかかわらず、次の各号に定める個人情報については、登録簿の作成を必要としない。
(1) 法令又は大学が定める規定によって収集するもの。
(2) すでに登録されている個人情報の一部若しくは全部を記録するものであって、その保有目的が、あらかじめ定められている目的の範囲内と認められるもの。
(3) 学術研究の目的だけに作成・使用するもの。
(4) もっぱら試験的なコンピュータ処理の用に供するもの。

登録簿の閲覧

第9条 大学の教職員、学生等が、各々の個人情報に関し、前条に定める個人情報事務登録簿の閲覧を希望する場合には、管理者は特に支障のない限り、これを許可しなければならない。
2 前項の閲覧は、管理者が定める所定の手続きを経たうえで行うものとする。

利用目的の特定

第10条 個人情報の保有に当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。

収集の制限

第11条 個人情報は、あらかじめ定められた目的を達成するのに必要な限度内において収集しなければならない。
2 個人情報は、公正な手段によって収集しなければならない。
3 個人情報は本人から収集しなければならない。ただし、次の各号の一つに該当するときは、この限りではない。
(1) 法令又は大学が定める規定によって収集するとき。
(2) 本人の同意に基づいて収集するとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の保全上緊急に収集する必要があるとき。
(4) 出版、報道等公にされたものから収集するとき。
(5) その他本人以外の者から収集することに、相当の理由があるとき。
4 個人情報を取得した場合は、次に掲げる場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

利用及び提供の制限

第12条 収集した個人情報は、定められた目的以外の目的に利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
(1) 法令に基づいて利用し、又は提供するとき。
(2) 本人の同意に基づいて利用し、又は提供するとき及び本人に提供するとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の保全上緊急に利用又は提供する必要があるとき。
(4) その他利用し、又は提供することについて、委員会が必要又は相当の理由があると認めたとき。

個人情報の適正管理

第13条 個人情報は、定められた目的の範囲内で、常に正確、安全かつ最新のものとして保有されなければならない。
2 個人情報は、漏えい、き損、改ざん、滅失の防止その他適切な管理を行うために必要な措置が講じられなければならない。
3 不必要となった個人情報は、確実かつ迅速に廃棄又は消去されなければならない。

個人情報取扱者の責務

第14条 個人情報を取扱う大学の教職員は、職務に関して知り得た個人情報の内容をこの規程に定める場合以外に他に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いたときも同様とする。

委託先の監督

第15条 管理者は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2 前項の場合においては、当該委託に係る契約書等に、次に掲げる事項を記載しなければならない。ただし、委託の内容又は性質により、記載する必要がないと認められる事項については、この限りでない。
(1) 委託先において、その従業者に対し当該個人情報の取扱いを通じて知りえた個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこと。
(2) 当該個人情報の取扱いの再委託を行うに当たっては、本学へその旨を文書をもって報告すること。
(3) 委託契約期間
(4) 利用目的達成後の個人情報の返却又は委託先における廃棄若しくは削除を適切かつ確実に行うこと。
(5) 委託先における個人情報の加工(委託契約の範囲内のものを除く。)、改ざん等の禁止又は制限
(6) 委託先における個人情報の複写又は複製(安全管理上必要なバックアップを目的とするもの等委託契約範囲内のものを除く。)の禁止
(7) 委託先において個人情報の漏えい等の事故が発生した場合における本学への報告義務
(8) 委託先において個人情報の漏えい等の事故が発生した場合における委託先の責任

漏えい等を発見した場合の措置

第16条 大学の教職員は、個人情報の漏えい、又は不当な目的使用の事実等を確認したときは、直ちに管理者に報告しなければならない。
2 前項の規程により報告を受けた管理者は、直ちに総括管理責任者に報告し、この対応について協議し、必要かつ適切な措置を講じなければならない。
3 前項の場合において、総括管理責任者は、必要に応じ、後述する個人情報保護委員会の招集を委員長に要請する。

情報記録の開示

第17条 大学の教職員、学生等は、自己の個人情報記録の開示を、当該記録を保有する部門の管理者に申請することができる。ただし、次の各号に該当するときは、当該個人情報記録の全部又は一部を開示しないことがある。
(1) 開示申請の対象となった個人情報に、申請者以外の個人に関する情報が含まれているとき。
(2) 開示申請の対象となった個人情報が、個人の指導、診断、評価、選考等に関するものであるとき。ただし、申請者に開示することが当該指導、診断、評価、選考等に必要であるとき、若しくは大学所定の証明書を交付するときはこの限りではない。
(3) 開示を行うことが、大学業務の正常な遂行を妨げるおそれがあるとき。
2 学生の保護者又は保証人として大学に届け出ている者については、自己が保護者又は保証人となっている学生の個人情報記録の開示を、当該記録を保有する部門の管理者に申請することができる。ただし、前項に定める開示の制限については、本項の場合にも適用する。

開示申請の方法

第18条 個人情報記録の開示を申請する場合には、当該情報を保有する部門の管理者に対して、申請者が申請の当人であることを証明する書類を提示すると共に、次の各号に定める事項を記載した申請書を提出するものとする。ただし、大学所定の証明書等を申請する場合については別に定める。
(1) 申請者の所属、氏名及び現住所
(2) 開示を申請する個人情報記録の内容
(3) 開示申請の目的
(4) その他管理者が事務処理上必要とする事項

開示の方法

第19条 記録文書に記録されている個人情報の開示は、当該文書の写しの交付をもって行う。
2 コンピュータ処理用の情報ファイルに記録されている個人情報の開示については、現に使用しているプログラムを用いて出力したものの写しの交付をもって行う。
3 前項に定める写しの交付が困難な場合には、他の適切な方法によって行う。
4 開示に要する費用のうち一定範囲のものは、申請者の負担とする。

自己情報訂正の請求

第20条 自己の個人情報記録が、事実と異なる場合には、該当者は、当該個人情報を保有する部門の管理者に対して、訂正の請求をすることができる。
2 前項の請求を行う場合には、請求者が、請求の当人であることを証明する書類を提示すると共に、次の各号に定める事項を記載した訂正請求書を提出するものとする。
(1) 請求者の所属、氏名及び現住所
(2) 訂正の請求をする個人情報記録の内容
(3) 訂正を求める箇所及び訂正の内容
(4) その他管理者が事務処理上必要とする事項

利用停止等

第21条 大学は、本人から本規程(第11条、第12条)に違反しているとの理由によって、当該個人情報の利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その違反事実を確認したときは、遅滞なく、当該個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、本人の権利利益を保護するため必要な、これに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

不服の申し出

第22条 大学の教職員、学生等が、自己の個人情報に関する大学の取扱いについて不服を有する場合には、当該個人情報を保有する部門の管理者に対して不服の申し出をすることができる。
2 前項の申し出を行う場合には、申出者が、申し出の当人であることを証明する書類を提示すると共に、次の各号に定める事項を記載した不服申出書を提出するものとする。
(1) 申出者の所属、氏名及び現住所
(2) 不服の申し出事項、理由及び希望する是正の内容
(3) その他、管理者が事務処理上必要とする事項
3 管理者が前項に定める不服の申し出について必要と認めた場合には、委員会に対して付議又は報告を行うものとする。

個人情報保護委員会の設置

第23条 大学の個人情報の保護にかかわる重要事項を審議するため、個人情報保護委員会を置く。

審議事項

第24条 委員会は、次の事項について審議する。
(1) 個人情報の保護に関する全学的な施策に関する事項
(2) 個人情報保護管理者から個人情報の収集、利用、提供、開示、訂正等について付議された事項
(3) その他個人情報の保護に関する重要な事項

帝京科学大学情報処理センター等からの意見聴取

第25条 委員会は、大学の個人情報の電子計算機によるシステム上の取扱いについて審議するときは、帝京科学大学情報処理センターの意見を聴くものとする。
2 前項のほか、委員会は、前条に規程する事項の審議に当たり、当該関係機関に対し、意見を求めることができる。

組織

第26条 委員会は、次に掲げる委員をもって組織する。
(1) 学長
(2) 学長補佐
(3) 学科長
(4) 専攻主任
(5) 研究センター長
(6) センター長
(7) 事務局長
(8) 事務局各課長

委員長及び副委員長

第27条 委員会に、委員長及び副委員長各1名を置く。
2 委員長は、学長をもって充て、副委員長は事務担当の学長補佐をもって充てる。
3 委員長は、会務を総理する。
4 副委員長は、委員長を補佐し、委員長に事故あるときは、その職務を代行する。

議事

第28条 委員会は、委員長が召集する。
2 委員会は、委員の半数以上の出席により成立する。
3 委員会の議事は、出席委員の過半数をもって決し、可否同数のときは、委員長の決するところによる。
4 委員会は、必要があると認めるときは、委員以外の者を会議に出席させ意見を求めることができる。

庶務

第29条 委員会の庶務は、事務局総務課が行う

適用除外

第30条 大学の図書館、研究所その他これに類する機関で、一般の利用に供することを目的として収集、整理及び保存している個人情報については、この規程を適用しない。
2 試験の答案、論文、レポート等の取り扱いについては、別に定めるところによる。

細則の制定

第31条 この規程に定めるもののほか、個人情報の保護に関する必要な事項については、細則を定めることができる。

規程の改廃

第32条 この規程の改廃は、委員会の議を経て、教授会において決定する。

附 則(帝京科総第320号 平成18年3月23日)
この規程は、平成18年1月11日から施行する。



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